KPI là gì? Khái niệm, vai trò và cách xây dựng KPI

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, việc đo lường hiệu quả hoạt động là vô cùng cấp thiết đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chỉ số đo lường hiệu quả then chốt - KPI đang được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức nhằm theo dõi và cải thiện kết quả kinh doanh. 

Tuy nhiên, KPI vẫn còn là một "đại lượng xa lạ" đối với nhiều nhà quản lý.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan đầy đủ xoay quanh khái niệm KPI.

I. Tổng quan về KPI

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động, giúp doanh nghiệp và các cá nhân đánh giá mức độ hoàn thành công việc.

1. Khái niệm KPI

• KPI viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Key Performance Indicator”, có nghĩa là “Chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động chủ chốt”. Đây là những chỉ số quan trọng cho phép doanh nghiệp và các bộ phận đánh giá được hiệu quả của hoạt động kinh doanh, qua đó có những điều chỉnh kịp thời.

1.2. Định nghĩa KPI

• KPI là các chỉ số cụ thể giúp đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp hay của từng cá nhân. KPI cho phép đo lường và so sánh hiệu quả hoạt động thực tế với các mục tiêu đã đề ra.
• Các chỉ số KPI cung cấp những thước đo cụ thể, giúp lượng hóa được kết quả thực hiện so với kế hoạch. Trên cơ sở KPI, nhà quản lý có thể đánh giá chính xác mức độ thành công của doanh nghiệp hay hiệu quả làm việc của từng cá nhân, từ đó có những điều chỉnh phù hợp.

2. Vai trò của KPI

2.1. Vai trò KPI với doanh nghiệp

Vai trò của KPI đối với hoạt động của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. KPI giúp ban lãnh đạo và các nhà quản lý doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả của các chiến lược và quyết định kinh doanh, từ đó đưa ra những điều chỉnh và cải tiến kịp thời.

Cụ thể, KPI cho phép doanh nghiệp thực hiện các công việc chính sau:

• Đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận chức năng như marketing, bán hàng, sản xuất, tài chính...
• So sánh kết quả kinh doanh thực tế với kế hoạch và mục tiêu đề ra ban đầu

• Như vậy, xây dựng và vận hành hiệu quả hệ thống đo lường và đánh giá KPI sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động, góp phần thực hiện thành công các mục tiêu kinh doanh.

• Làm cơ sở để xem xét, điều chỉnh chiến lược và kế hoạch kinh doanh
• Xác định được những điểm mạnh, điểm yếu trong hoạt động hiện tại để từ đó có những quyết sách quản lý phù hợp.

2.2. Vai trò KPI với cá nhân nhân viên

II. Các loại KPI phổ biến

1. KPI trong kinh doanh

KPI về doanh thu và lợi nhuận

• Đây là những KPI quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả kinh doanh, bao gồm: Doanh thu thuần, doanh thu trên mỗi khách hàng/sản phẩm/dịch vụ, tốc độ tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận gộp, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu/vốn chủ sở hữu...

KPI về khách hàng

• Các KPI về khách hàng như: Số lượng khách hàng mới, tỷ lệ khách hàng quay lại mua hàng, chi phí bình quân để thu hút và giữ chân khách hàng... cho thấy hiệu quả của các chiến lược marketing và chăm sóc khách hàng.

KPI hoạt động

• Bao gồm các KPI về năng suất lao động, tỷ lệ lỗi/sai sót trong quá trình sản xuất kinh doanh, chi phí hoạt động trên mỗi đơn vị sản phẩm... nhằm đánh giá mức độ hiệu quả trong vận hành, kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.

2. KPI Marketing

KPI marketing là những chỉ số quan trọng giúp đo lường hiệu quả của các chiến dịch và hoạt động marketing của doanh nghiệp. Một số KPI marketing phổ biến bao gồm:

Traffic: 

• Là chỉ số thể hiện lượng khách truy cập vào các kênh marketing online như website, mạng xã hội... của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Traffic càng lớn cho thấy các hoạt động marketing càng thu hút được nhiều sự quan tâm của khách hàng tiềm năng.
• Bên cạnh đó, tỷ lệ chuyển đổi traffic (traffic conversion rate) sẽ cho biết hiệu quả thực tế của marketing khi chuyển đổi những lượt truy cập thành khách hàng thực sự của công ty.

Tỷ lệ chuyển đổi: 

• Là tỷ lệ phần trăm khách hàng tiềm năng (leads) qua các kênh marketing đã trở thành khách hàng và mua sản phẩm của doanh nghiệp. Tỷ lệ này càng cao thì các chiến dịch marketing và quản lý khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp càng hiệu quả.

3. KPI bán hàng

KPI bán hàng là các chỉ số giúp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của bộ phận bán hàng và từng nhân viên sales. Một số KPI bán hàng phổ biến gồm:

• KPI bán hàng cá nhân: Bao gồm doanh số, số lượng khách hàng, tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu doanh số của từng nhân viên sales. Đây là những thước đo quan trọng để đánh giá năng lực bán hàng cũng như hiệu quả công việc của từng thành viên trong đội ngũ sales.
• Doanh số bán hàng: Là tổng doanh số bán ra trong kỳ của cả đội ngũ hoặc theo từng nhóm sản phẩm, khu vực. KPI này cho thấy khả năng thực hiện kế hoạch kinh doanh cũng như triển vọng phát triển trong tương lai của mảng bán hàng.
• Số lượng đơn hàng mới: Phản ánh khả năng tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng của đội ngũ sales. Đây là yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững của doanh thu trong tương lai.

4. KPI quản lý dự án

Đối với các dự án, việc sử dụng các chỉ số KPI là cần thiết để giám sát tiến độ, chi phí cũng như chất lượng công việc. Một số KPI quan trọng trong quản lý dự án bao gồm:

• Tiến độ dự án: KPI này tính tỷ lệ phần trăm khối lượng công việc đã hoàn thành so với kế hoạch đề ra ban đầu. Chỉ số càng cao, tiến độ thực hiện dự án càng đúng như kỳ vọng.
• Chi phí dự án: Là chỉ số so sánh chi phí đã bỏ ra cho dự án cho tới thời điểm hiện tại so với tổng dự toán kinh phí ban đầu. Mức độ vượt dự toán càng thấp, hiệu quả sử dụng chi phí của dự án càng cao.

Các KPI dự án như trên giúp các nhà quản lý xây dựng, giám sát và đánh giá một cách khách quan, khoa học tiến độ, chi phí của dự án. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả thực thi các dự án của doanh nghiệp.

5. KPI tài chính

KPI tài chính là những thước đo quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, cho phép đánh giá mức độ hiệu quả trong sử dụng vốn cũng như sinh lời từ hoạt động kinh doanh. Một số KPI tài chính quan trọng bao gồm:

• Chỉ số thanh toán: Phản ánh khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp thông qua các tài sản dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt.
• Chỉ số nợ/vốn chủ sở hữu: Cho biết tỷ trọng nợ trên tổng nguồn vốn hoạt động, từ đó đánh giá được mức độ an toàn tài chính cũng như khả năng sinh lời của doanh nghiệp.
• Tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu (ROE): Phản ánh năng lực sinh lời trên mỗi đồng vốn đầu tư của cổ đông. ROE càng cao thì hiệu quả sử dụng vốn của nhà đầu tư càng lớn.

III. Xây dựng và áp dụng KPI

1. Xác định đối tượng xây dựng KPI

• Xây dựng KPI cá nhân
• Xây dựng KPI cho từng nhân viên dựa trên vị trí, chức danh, công việc cụ thể. Giúp nhân viên biết được trọng tâm công việc và mục tiêu cần đạt.
• Lựa chọn KPI phù hợp
• Lựa chọn các chỉ số KPI phản ánh đúng năng lực chuyên môn và kết quả công việc của từng nhân viên.
• Bảng KPI mẫu cho nhân viên
• Ví dụ KPI cá nhân cho nhân viên kinh doanh: Doanh số bán hàng, số khách hàng mới, tỷ lệ đạt chỉ tiêu doanh số...

2. Chạy và đánh giá KPI

Sau khi xây dựng hệ thống KPI, các chỉ số cần được chạy, theo dõi và đánh giá một cách thường xuyên. Điều này nhằm mục đích so sánh kết quả thực tế với mục tiêu, từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời để nâng cao hiệu quả công việc.

Cụ thể, chạy và đánh giá KPI bao gồm các bước:

• Thu thập số liệu và tính toán các chỉ số KPI đã chọn
• So sánh kết quả thực tế với chỉ tiêu định mức/kế hoạch
• Phân tích nguyên nhân vượt/không đạt kế hoạch KPI để đưa ra giải pháp phù hợp

3. Tính lương dựa trên KPI

• KPI là căn cứ quan trọng để đánh giá năng lực nhân viên, từ đó xác định một phần tiền lương/thưởng.

4. Điều chỉnh và tối ưu hóa KPI

• Cần rà soát và chỉnh sửa định kỳ hệ thống KPI để đảm bảo luôn phù hợp, mang lại hiệu quả cao nhất.

IV. KẾT LUẬN

KPI là công cụ quản trị hiệu quả, giúp doanh nghiệp và nhân viên đo lường và nâng cao năng suất, chất lượng công việc. Xây dựng và vận hành tốt hệ thống KPI sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.